С 1 сентября 2024 года сотрудники используют для работы личные электронные подписи. Это часто вызывает у компаний вопрос о необходимости их оплачивать. Разберемся в законодательстве и лучших подходах для бизнеса.
Откуда берется неопределенность в оплате
Актуальность вопроса возросла после изменений в законе, действующих с 1 сентября 2024 г. (ч. 2.7 ст. 3 Федерального закона от 27.12.2019 N 476-ФЗ). Теперь сотруднику запрещено использовать компанейскую подпись для документов юрлица – разрешен лишь личный сертификат с его данными (ст.17.2 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ).
Это привело к дилемме: компания оплачивает инструмент, который принадлежит физическому лицу и может использоваться сотрудником после увольнения. Опросы показывают, что 35% организаций перекладывают эту обязанность на персонал. Однако важно помнить: помимо самого сертификата ЭП, часто требуются дополнительные инструменты (токены, лицензии СКЗИ), увеличивающие общую стоимость на несколько тысяч рублей.
Требования законодательства
Четкий регламент существует для электронных подписей в кадровом ЭДО (ч. 12 ст. 22.2 ТК РФ): работодатель обязан компенсировать их стоимость. Компания может оплатить сертификат напрямую или возместить сотруднику затраты после предъявления чека.
Для ЭП, используемых в отчетности, торгах или взаимодействии с контрагентами, законодательных норм оплаты пока нет. Тем не менее, оптимальной практикой считается полное покрытие компанией всех расходов: на сертификаты, лицензии СКЗИ и токены. Если этот момент не прописан в трудовом соглашении, сотрудник вправе отказаться от оплаты – эту позицию поддерживают проверки трудовой инспекции.
Добавляет сложностей учет: если лицензия СКЗИ приобретается физлицом, компания сталкивается с трудностями при ее отражении в специальных журналах, которые обязательны для всех организаций, использующих ЭП сотрудниками (приказ ФАПСИ № 152 от 13.06.2001).
Источник: biz.cnews.ru
